Konferencia driving.digital (14. - 15. 10. 2019) REGISTRÁCIA TU
Tempest
Klient: NÁRODNÁ BANKA SLOVENSKA

Riadenie dokumentov v NBS

Klient
NÁRODNÁ BANKA SLOVENSKA
Odvetvie trhu
Bankovníctvo, poisťovníctvo a finančné služby
Typ Riešenia
Elektronická archivácia
Dĺžka realizácie
24 mesiacov
Klient
NÁRODNÁ BANKA SLOVENSKA
Odvetvie trhu
Bankovníctvo, poisťovníctvo a finančné služby
Typ Riešenia
Elektronická archivácia
Dĺžka realizácie
24 mesiacov
01.

Zadanie

PROBLÉMY PRED PROJEKTOM:

  • evidencia pomocou množstva papierových záznamov a registratúrnych denníkov
  • náročné, neefektívne a dlhé spätné vyhľadávanie alebo úpravy
  • decentralizácia a z toho vyplývajúca duplicita a chybovosť
  • rôznorodé aplikácie, ktoré neboli kompatibilné
02.

Riešenie

Ucelené riešenie je integrované a prepojené v niekoľkých navzájom súvisiacich oblastiach — riadenie elektronických dokumentov a automatizovaná správa registratúry, bádateľský portál, špeciálne fondy a elektronické pracovné toky. Riešenie spĺňa podmienky kvalifikovanej elektronickej podateľne a zaručeného elektronického podpisu. Riešenie pokrýva celý životný cyklus registratúrnych záznamov, spracovanie a sprístupňovanie archívnych dokumentov a správu špeciálnych fondov.

1. RIADENIE DOKUMENTOV A REGISTRATÚRY

TEMPEST eOffice zabezpečuje systematickú evidenciu všetkých typov dokumentov (papierové dokumenty, elektronické dokumenty, maily, formuláre a dokumenty elektronickej komunikácie cez rozhrania elektronických schránok), ktoré do firmy prichádzajú a odchádzajú z nej, alebo sú vytvorené interne. Riešenie riadi spracovanie registratúrnych záznamov od zaevidovania záznamu, pridelenia záznamu, zaradenia záznamu do spisu, vybavenie poverenými spracovateľmi až po úschovu záznamu a vyradenie. Zároveň poskytuje okamžité informácie o štádiu vybavovania záznamov a spisov a kontroluje dodržiavanie zákonných aj interných lehôt. TEMPEST eOffice pokrýva komplexne oblasť správy registratúry v súlade s platnou legislatívou SR a je certifikovaným systémom Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Vykazuje zhodu s požiadavkami výnosu č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry „s vysokou úrovňou“ hodnotenia.

2. BÁDATEĽSKÝ PORTÁL

Bádateľský portál je verejne prístupný prostredníctvom internetu a jeho funkcionalita závisí od používateľskej roly bádateľa. Bádateľom poskytuje služby vyhľadávania inventárnych jednotiek na základe zverejnených archívnych pomôcok (inventárov a katalógov), umožňuje im vytvárať bádateľské listy a žiadanky na bádanie. Jeho súčasťou je redakčný systém na riadenie statického obsahu portálu. Portál je prepojený s internou časťou — digitálny archív inventárnych záznamov o archívnych dokumentoch, z ktorého sa v pravidelných intervaloch synchronizujú inventárne záznamy určené na zverejnenie pre bádateľov a zároveň sa obojsmerne synchronizujú všetky registrácie bádateľov, ich bádateľské listy a žiadanky určené na schválenie. Portál spĺňa náročné archívno-bádateľské aj technologické požiadavky.

3. ŠPECIÁLNE FONDY

Správa špeciálnych fondov je určená na všeobecnú evidenciu záznamov, fotografií, audiosúborov alebo videosúborov a informácií o nich. Oprávnení používatelia môžu definovať rôzne parametre záznamov (evidenčné pomôcky), ktoré následne slúžia ako triediace a vyhľadávacie kritériá. Špeciálne fondy pokrývajú aj funkcionalitu zadávania výpožičiek a ich schvaľovanie.

03.

Výsledok

Správa špeciálnych fondov je určená na všeobecnú evidenciu záznamov, fotografií, audiosúborov alebo videosúborov a informácií o nich. Oprávnení používatelia môžu definovať rôzne parametre záznamov (evidenčné pomôcky), ktoré následne slúžia ako triediace a vyhľadávacie kritériá. Špeciálne fondy pokrývajú aj funkcionalitu zadávania výpožičiek a ich schvaľovanie.

Riadenie dokumentov v NBS

5s
skrátenie hodín vyhľadávania
50%
zníženie nákladov na prevádzku

"Výsledkom je riešenie s vysokou pridanou hodnotou pre NBS, ktoré spĺňa požadované štandardy pre informačné systémy na správu registratúry a má intuitívne používateľské rozhranie i moderný dizajn. A to aj napriek tomu, že aukciou sa verejná súťaž uzatvorila s cenou na úrovni 1/3 predpokladanej hodnoty zákazky. Projekt vnímam veľmi pozitívne a s ľuďmi z TEMPEST-u máme dnes veľmi dobré vzťahy.“

Ing. Milan Vlček, vedúci oddelenia registratúry a archívu

Ste členom ITAS a nemáte tu svoju Case study?

Dajte nám o tom vedieť, ozveme sa vám a spoločne ju na web doplníme.

Napíšte nám.

Ste zákazník a nenašli ste, čo ste hľadali?

Dajte nám vedieť a pomôžeme vám dodať tú správnu Case study od našich členov.

Napíšte nám

Používate zastaralý prehliadač. Môžete si ho aktualizovať na tejto stránke.