Ako ušetriť štvrtinu nákladov na verejné IT

01 Február 2011

Čo treba urobiť pre lepšiu a lacnejšiu informatizáciu? Päť krokov.

Odkedy minister financií Ivan Mikloš schladil IT sektor a vyrukoval s desatorom zásad pre transparentnejšie a efektívnejšie verejné obstarávanie, objavili sa k tejto téme viaceré návrhy a komentáre.

Čo zatiaľ vo verejnej diskusii chýbalo, je ucelené systémové riešenie, ktoré stransparentní verejné tendre aj skvalitní plánovanie a rozpočtovanie výdavkov na informačné a komunikačné technológie. Ale predovšetkým také riešenie, ktoré v konečnom dôsledku zoseká náklady na informatizáciu o 20 až 30 percent a prinesie hmatateľné výsledky v podobe vyššieho komfortu pri vybavovaní úradných záležitostí či nižšieho administratívneho bremena.

Čo s chaosom

Informatizáciu v ostatných rokoch charakterizujú tri kľúčové javy. Po prvé, je zle riadená. Po druhé, je málo transparentná. A po tretie, je neefektívna, čiže za priveľa peňazí prináša málo úžitku. Prvé dva javy (zlé riadenie a netransparentnosť) sú príčinou tretieho – chýbajúcej efektívnosti.

IT Asociácia Slovenska prichádza s riešením, ktoré vychádza z dvoch princípov. Prvým je vziať si ponaučenie pre efektívnejšie obstarávanie od privátneho sektora. Hoci ani tam tendre nemusia byť vždy čisté, motivácie sú v ňom v porovnaní s verejnou správou iné a kontrolné mechanizmy účinnejšie. Druhým princípom je dekompozícia. Ak je problém príliš veľký alebo zložitý – a tak to s informatizáciou nepochybne je –, treba ho niekedy rozdrobiť na menšie časti, s ktorými sa dá osamotene popasovať ľahšie.

Ucelené a systémové riešenie pre lepšiu a lacnejšiu informatizáciu pozostáva z piatich krokov. Dôraz kladie na vhodné rozčlenenie kompetencií, transparentné financovanie a na zapojenie verejnosti do výberu inovačných projektov. Bez týchto princípov sa hmatateľné výsledky informatizácie nedostavia ani v tomto volebnom období.

 1. Urobiť poriadok v kompetenciách
Ako sa vraví, ryba smrdí od hlavy. Ak sa raz výsledky nejakej aktivity či procesu nedostavujú, vždy treba hľadať minimálne čiastočnú vinu v spôsobe riadenia. Informatizáciu v ostatných rokoch riadil prevažne rezort financií. Ministerstvo však nazeralo na informatizáciu ako na proces, ktorý má nejaké fázy – od analýzy až po realizáciu. Pozabúdalo sa však na to, že informatizácia sa týka viacerých cieľových skupín – štátnej správy, samosprávy, komerčného sektora a občanov –, ku ktorým treba pristupovať odlišne. Napríklad zákon o informačných systémoch verejnej správy vôbec nerozlišoval odlišné kompetencie rezortu financií voči iným pracoviskám štátnej správy a voči samospráve. Navrhoval prakticky rovnaké postupy a opatrenia voči legislatívne úplne odlišne postaveným subjektom.

Ak sa má budovanie e-Governmentu pohnúť vpred, tak ako to vláda proklamuje, mal by rezort financií začať rozlišovať viaceré zákaznícke segmenty, tak ako to bežne robia firmy. A prispôsobiť tomu aj svoju internú organizačnú štruktúru. Aby na rezorte boli ľudia a útvary, ktoré nezodpovedajú za celú informatizáciu, ale len za konkrétny cieľový segment.

2. Rozdeliť informatizáciu na dve časti

Informatici na úradoch sa trápia zabezpečovaním základného vybavenia (počítačov, tlačiarní či bežného softvéru) a zostáva im málo času a energie na to, aby využili informačné technológie na zlepšovanie procesov. Ak sa k nim aj náhodou dostanú, nemôžu sa spoľahnúť na dostupnosť základnej infraštruktúry s požadovanými parametrami. A tak úrady nakupujú základné vybavenie popri budovaní komplexných IT riešení. Riadenie takéhoto projektu je potom chaotické a posúdenie prínosov informačného systému skreslené, lebo do nákladov sa často zarátajú aj výdavky na základné počítačové vybavenie.

Ak sa má informatizácia pohnúť vpred a poslúžiť na zefektívňovanie fungovania úradov, mala by sa začať rozlišovať komoditná oblasť od špecifických riešení náročných na procesné znalosti. Inak povedané, počítač, tlačiareň, mail, operačný systém či textový editor by mali byť pre celú štátnu správu štandardizované a o ich potrebe by sa nemalo diskutovať.

Kým na základnú infraštruktúru by každý úrad dostával financie automaticky zo štátneho rozpočtu, nadstavbové systémy by sa financovali projektovo a primárnu zodpovednosť by za ne niesli vlastníci procesov, nie informatici.

3. Definovať, čo je záväzné a štandardné

Tak ako sa považuje za samozrejmosť, že každý úradník štátnej správy má stôl a stoličku, malo by byť aj jasne definované, aké počítačové vybavenie má pracovník štátnej správy mať, a podľa toho upraviť aj model financovania.

Ak rezort financií zadefinuje, z čoho má základná IT infraštruktúra pozostávať aj aké má mať parametre, a zároveň sa zaviaže toto vybavenie finančne zabezpečovať z „centrálnych zdrojov“, prinesie to dva efekty. Po prvé, zjednodušenie a zlacnenie prevádzky. A po druhé, dodržiavanie technologických štandardov a tým aj interoperability (vzájomnej komunikácie a spolupráce) základného IT vybavenia.

Ak bude základné vybavenie samozrejmosť, o ktorú (vrátane financovania) nemusí informatik na úrade bojovať, potom by sa mohlo skvalitniť aj nasadzovanie špecializovaných riešení. Tie by mohli a mali podliehať dôkladnejšiemu posudzovaniu, predovšetkým nákladov a prínosov. Hlavnú zodpovednosť za ich implementáciu by prevzali vlastníci procesov. Šéf IT, odbremenený od starostí so základnou infraštruktúrou, by im podával pomocnú ruku.

Hoci takýto model vytvára predpoklady na inovácie procesov, skeptici môžu namietať, že zlepšovateľov zaužívaných spôsobov práce nie je dosť ani v súkromných firmách, nieto ešte na úradoch. Ide však o štandardný vývoj, aký prebieha – samozrejme, s náskokom – aj v privátnej sfére. Éra bezhlavého nasadzovania železa sa skončila a podniky čoraz viac uvažujú o tom, ako zlepšia procesy a služby. Dôležité je, aby do tohto štádia čo najskôr dorástli aj politici a úradníci.

4. Rozčleniť nadstavbové systémy

Ak úradníci začnú odlišovať základné systémy od nadstavbových a rezort financií prevezme za základnú infraštruktúru zodpovednosť, zostáva ešte určiť, kto by mal mať na starosti nadstavbové riešenia. Pre pridelenie zodpovednosti je vhodné rozčleniť nadstavbové systémy na tri kategórie:

- špecializované (prierezové) systémy štátnej správy (účtovníctvo, štátna pokladnica a podobne)

- rezortné systémy (špecializované, dominantne vnútrorezortné riešenia)

- externé systémy (určené pre obsluhu samosprávy, občanov alebo právnických osôb).

Za špecializované systémy by preberal zodpovednosť vždy príslušný ústredný orgán štátnej správy. Za rezortné systémy by zodpovedali príslušné rezorty. A externé systémy by mali na starosti buď príslušný špecializovaný útvar rezortu financií zodpovedný za určitý cieľový segment (z bodu jedna), alebo príslušný rezort.

Takéto rozdelenie by nielenže podporilo jasné a transparentné členenie kompetencií v štátnej správe, ale vytvorilo by aj určitú rovnováhu medzi kompetenciami rezortu financií, ktorý zodpovedá za informatizáciu spoločnosti, a ostatnými rezortmi a úradmi.

Kým ministerstvu financií zostanú silné kompetencie v technologickej oblasti, všetky odborne špecializované pracoviská si zachovajú relatívne vysokú mieru autonómnosti. Samy sa rozhodnú, ako čo najlepšie využiť IT na zlepšenie procesov, ktoré zastrešujú.

5. Súťažiť a porovnávať verejne

Po uplatnení predošlých štyroch krokov nebude problém zaviesť princíp súťaženia o zdroje na budovanie a rozširovanie nadstavbových systémov, respektíve na zlepšovanie procesov pod vedením ich vlastníkov (nie informatikov).

Aby sa vytvorili správne motivácie na zvyšovanie efektívnosti a poskytovanie lepších služieb cieľovým skupinám prostredníctvom IT, bolo by vhodné, keby všetky finančné zdroje na tento účel boli spravované centrálne. A aby boli rozdeľované až na základe vzájomného porovnávania jednotlivých projektov.

Ideálne by bolo, keby takáto súťaž o peniaze prebiehala verejne. To znamená, aby sa široká verejnosť mohla zapojiť do diskusie o prínosoch uvažovaných projektov ešte pred tým, ako dôjde k ich záverečnému vyhodnoteniu.

Martin Valášek je publicista a konzultant v oblasti IT.